Devemos dar ao leitor toda a informação de que ele precisa para completar a ação que lhe propomos. Se o nosso texto se destinar apenas a esclarecer dúvidas, devemos colocar-nos no lugar do leitor e procurar responder a todas as questões que aquele assunto lhe pode levantar.
Porquê?
O nosso objetivo é que, ao ler o que escrevemos, o leitor fique totalmente esclarecido. Devemos antecipar as suas dúvidas e dar-lhe toda a informação de que possa vir a precisar.
| Escrevemos
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Não escrevemos
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| Para fazer o seu registo, dirija-se ao edifício J do Campus da Justiça, todos os dias das 9h às 17h.
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Para fazer o seu registo, dirija-se aos nossos serviços.
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Isto não significa dar informação desnecessária, escrever “palha” ou expressões meramente ornamentais (“floreados”), ou literárias. Toda a informação desnecessária é ruído na comunicação e deve ser evitada. Devemos comunicar de forma simples e comedida, mas sem que isso nos impeça de esclarecer as questões abordadas. Há que fazer um esforço de síntese e clareza, ao mesmo tempo que nos asseguramos de que não fica de fora informação essencial.
Ser tão específico quanto possível
Para facilitar a compreensão, devemos ser tão específicos quanto possível na forma como transmitimos a informação. Quanto mais abstrata for a expressão usada, mais espaço damos para que surjam dúvidas na interpretação.
| Escrevemos
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Não escrevemos
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| Que informação lhe vamos pedir?
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O que é pedido?
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| Vamos pedir-lhe que preencha um formulário e nos envie uma fotocópia do seu Cartão de Cidadão.
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Vamos precisar de algumas informações.
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Usar verbos em vez de substantivos
A frases com verbos são mais diretas, mais claras e têm mais força do que as que recorrem a nomes (substantivos comuns) para descrever ações.
| Escrevemos
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Não escrevemos
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| Declarar
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Fazer a declaração
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| Registar
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Realizar o registo
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| Pagar
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Efetuar pagamento
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| Receber
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Efetuar a receção
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Dirigir a comunicação diretamente ao leitor
(conjugar verbos e usar pronomes)
Quando usamos frases com sujeito e nos dirigimos diretamente ao nosso leitor, identificamos objetivamente a quem se destina a informação. Para isso, usamos pronomes (seu, sua, seus) e verbos conjugados. Desta forma, o leitor não tem dúvidas sobre o que esperamos dele e aquilo que é informação geral.
| Escrevemos
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Não escrevemos
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| Registe o seu terreno.
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Registar o terreno.
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| Declare o beneficiário efetivo.
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Declarar beneficiário efetivo.
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Exceção: Nos menus e botões de ação podemos usar expressões no infinitivo. Desta forma fazemos com que o leitor perceba que clicando ali pode desempenhar uma ação ou obter informação sobre essa ação.
Preferir a voz ativa à voz passiva
Preferimos usar a voz ativa e evitamos a voz passiva. A escrita na voz ativa é mais clara e dinâmica.
| Escrevemos
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Não escrevemos
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| Os Cidadãos devem pedir o registo criminal.
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O registo criminal deve ser pedido pelos Cidadãos.
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| Deve fazer já o registo.
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O registo deve ser feito já.
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Não substituir conteúdos por referências à lei
Preferimos escrever e explicar os conteúdos ao leitor do que remeter para um artigo na lei. A lei não é de fácil compreensão para todos e devemos preferir sempre dizer as coisas por palavras simples e conhecidas do leitor.
Se for indispensável fazer uma referência legal, explicamos o assunto por palavras nossas e indicamos o artigo e o diploma entre parêntesis no final da frase. Se for indispensável citar um artigo, explicamos no final o assunto por palavras nossas.