Balcão + em 48 tribunais até ao final de março

O Tribunal + é um projeto de simplificação administrativa, que se constituiu, no início, por um piloto no qual foram testados em ambiente real um novo modelo de atendimento, a simplificação de procedimentos e de fluxos de informação nas secretarias e ferramentas de suporte à gestão.

A face mais visível do Tribunal +, o Balcão +, assenta numa nova filosofia de atendimento, centrada no cidadão, foca-se na interação e no acolhimento do cidadão que tem de recorrer a um tribunal. Será uma realidade em 48 tribunais do país, até ao final deste mês de março e em 204 até ao final do primeiro semestre deste ano.

Santa Maria da Feira é um dos tribunais onde o Balcão + já se encontra em funcionamento. O espaço será visitado, esta terça-feira, 12 de março, pela Ministra da Justiça, Francisca Van Dunem.

Na prática, um cidadão que se desloque ao tribunal deixará de se sentir perdido nos Corredores da Justiça, porque tem à sua disposição um modelo de atendimento centralizado, um sistema de senhas e informação sobre o estado das diligências, sinalética mais simples e clara, etc.

Menos tempo de espera e de permanência no tribunal, resolução de temas vários num só local e espaços de atendimento e de espera mais organizados e confortáveis são as vantagens para os cidadãos.

Para os tribunais os benefícios passam por uma alocação mais otimizada de recursos, um ambiente de trabalho nas secretarias mais tranquilo, menor tempo de trabalho em determinadas tarefas e procedimento de chamada e de comprovativo de presença mais agilizado.

Foi ainda estudada e trabalhada a Imagem e Sinalética que se está a tornar mais simples e intuitiva para o cidadão, apresentando uma linguagem facilmente reconhecível, sem, no entanto, perder a validade e coerência jurídica.

Trabalho nas secretarias

No entanto, é também na retaguarda, ou seja, nas secretarias dos tribunais que se está a empreender um trabalho contínuo de levantamento de procedimentos, de fluxos de informação, de tarefas, visando a simplificação, a automatização e/ ou a eliminação de tarefas e atos redundantes ou inúteis, permitindo que os Oficiais de Justiça se possam dedicar a tarefas de maior valor acrescentado e, assim, juntamente com os magistrados, trabalhar no sentido da redução das pendências.

Foram analisadas e concebidas soluções que visam uma maior agilização da execução de algumas tarefas, tendo sido identificadas inúmeras oportunidades de simplificação, de automatismos, de eliminação e de melhoria de procedimentos, quer do ponto de vista tecnológico quer, em especial, do ponto de vista de comportamentos e ações.

Um caso paradigmático foi a solução encontrada para lidar com a atividade de procura e junção de papéis realizada pelo OJ, que passou de cerca 15 minutos para cerca de 4,3 minutos por papel ao mesmo tempo que permite que o “papel / documento entrado” chegue de forma mais célere ao próximo interveniente, ao magistrado.

Paralelamente, a disseminação de metodologias de organização diária do trabalho das secretarias, em fase de arranque nas Comarcas, passa pela definição de objetivos diários, reuniões diárias, distribuição do trabalho pela equipa, acompanhamento de indicadores, identificação de problemas e busca, em conjunto, de soluções. Um dos objetivos é a monitorização contínua dos resultados alcançados e a sua análise conjunta, ao mesmo tempo que incentiva a comunicação e partilha de práticas e a responsabilização de todos no alcance dos objetivos traçados.

E tudo isto feito de uma forma muito visual e intuitiva, clarificando as atribuições e as tarefas de cada um, em sintonia com as orientações dos magistrados, que, em última instância, se focam na redução das pendências.

A gestão de atividades, um módulo do CITIUS em desenvolvimento, irá, a breve prazo, permitir, após ser realizada uma atividade num determinado processo, agendar para uma data futura a atividade seguinte. Esta ferramenta resulta de uma evolução de boas práticas já presentes nos tribunais – é uma sistematização/estruturação dos alarmes e de sistemas de catalogação. Permitirá ter uma visão de todas as atividades agendadas no futuro, facilitando uma calendarização e planeamento do trabalho futuro e a alocação de recursos de acordo com as necessidades/ picos de trabalho que forem sendo identificadas/os.

Outras iniciativas palpáveis exemplificam, por um lado, a simplicidade da atuação, mas, por outro, os resultados e as vantagens de a intensificar. É o caso da organização do espaço de trabalho e da introdução do conceito do economato partilhado, proporcionando uma maior previsibilidade das quantidades a encomendar, uma racionalização do esforço e do tempo despendido nesta atividade não core e estimular um maior sentido de partilha e de responsabilização. A título de exemplo refere-se que a criação do economato partilhado num núcleo pode induzir a que sejam gastos menos 300 euros por mês em material de economato.

Mas é, de facto, a nível das secretarias, que se espera o maior impacto, fruto de uma maior simplificação administrativa, de procedimentos mais ágeis e da introdução de ferramentas e de automatismos nos sistemas informáticos.