Realização de atos autênticos por videoconferência

Face à pandemia causada pelo vírus SARS-CoV-2, o Governo decidiu criar condições que permitissem praticar, à distância, atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos, o que permitirá reduzir as deslocações para atendimentos presenciais e, ao mesmo tempo, responder à crescente procura de serviços online.

A concretização deste objetivo foi garantida com o Decreto-Lei n.º 126/2021, publicado recentemente em Diário da República, que torna possível a prática à distância de atos que antes exigiam a presença física perante um notário, um advogado, um solicitador, um conservador de registos, um oficial de registos, ou mesmo, um agente consular português, com garantias de segurança e autenticidade idênticas às do regime presencial e observando ao mesmo tempo todas as formalidades legalmente impostas.

Desenvolvida pelo Ministério da Justiça, e integrada na Plataforma da Justiça, a plataforma informática que sustenta o novo serviço, que se prevê que venha a ter elevado impacto no comércio jurídico, está pronta e ficará à disposição de cidadãos, empresas e profissionais a partir do próximo dia 4 de abril.

Entre os atos a realizar por conservadores de registos e oficiais de registos, o novo serviço abrange o processo de separação ou divórcio por mútuo consentimento e a habilitação de herdeiros com ou sem registos, ou seja, os procedimentos que integram o serviço «Balcão de Heranças», que permitem identificar os herdeiros e fazer a partilha e registo de bens. Inclui igualmente vários procedimentos de aquisição e registo de um imóvel, como contratos de compra e venda, contratos de mútuo com hipoteca, contratos de crédito de financiamento com hipoteca, doações, constituição de propriedade horizontal e divisão de coisa comum, associados ao serviço «Casa Pronta».

No caso dos notários, agentes consulares portugueses, advogados ou solicitadores, estão abrangidos os reconhecimentos de assinatura e as escrituras ou autenticações de contratos de compra e venda, de usufruto, de uso e habitação, de superfície, de mútuo com hipoteca, de doação, de constituição de propriedade horizontal, de divisão de coisa comum, de promessa de compra e venda com eficácia real. O recurso à videoconferência não vai ser possível para testamentos nem para atos relativos a alguns factos sujeitos a registo predial.

Quanto aos agentes consulares portugueses, o decreto-lei aplica-se aos atos notariais de portugueses que estão no estrangeiro ou que devam produzir os seus efeitos em Portugal.

Acesso online tanto para cidadãos como para profissionais 

A partir da Plataforma da Justiça os interessados poderão aceder à plataforma informática através de uma área reservada para, nomeadamente, submeter documentos instrutórios, aceder aos documentos elaborados pelo profissional ou consultar o histórico dos atos já realizados na plataforma.

A área reservada aos profissionais permite ainda, além das funcionalidades anteriormente mencionadas, agendar a realização dos atos e respetivas sessões de videoconferência, identificando os seus intervenientes, gerir os documentos instrutórios submetidos ou submeter os documentos por si elaborados , entre outras ações.

O recurso ao novo serviço à distância depende de agendamento prévio por parte do profissional. Definida a data, cabe aos conservadores de registos, oficiais de registos, advogados, solicitadores ou agentes consulares envolvidos fazerem o agendamento do ato na plataforma informática.

Os cidadãos identificados receberão, de seguida, uma mensagem para o endereço de correio eletrónico por eles indicado, contendo a confirmação do agendamento, a hiperligação para a área reservada da plataforma informática, as regras de funcionamento da plataforma informática e as condições de realização das sessões de videoconferência. No caso de atos da competência de conservadores de registos e de oficiais de registos e da competência dos agentes consulares portugueses, recebem igualmente o valor e dados para pagamento dos emolumentos que sejam devidos, respetivamente, ao IRN e ao Ministério dos Negócios Estrangeiros.

As sessões de videoconferência só se iniciam depois dos intervenientes terem manifestado o seu consentimento para a recolha dos elementos necessários à verificação da sua identidade pelo profissional, terem feito a autenticação na plataforma informática e terem declarado conhecer as condições para a sua realização.

Cabe aos conservadores de registos, oficiais de registos, advogados, solicitadores ou agentes consulares envolvidos a responsabilidade de conduzirem as sessões de videoconferência e assegurarem o cumprimento das formalidades legalmente impostas.

Todas as sessões são gravadas e guardadas por um período de 20 anos. Os documentos têm de ser assinados digitalmente pelos intervenientes e submetidos na plataforma informática, tendo o mesmo valor de prova dos atos realizados presencialmente. Fica disponível o acesso a uma cópia eletrónica do documento assinado por todos os intervenientes.

Sem deslocações e com toda a segurança

Todos os participantes, sejam os profissionais ou os cidadãos intervenientes, ou mesmo os advogados ou solicitadores que os acompanhem, terão de se autenticar de forma segura na plataforma informática do Ministério da Justiça, com recurso ao Cartão de Cidadão, à Chave Móvel Digital ou ao certificado profissional.

É também necessário que os intervenientes consintam a recolha dos elementos necessários para a verificação da sua identidade pelo profissional e declarem conhecer as condições para a realização do ato.

Além da autenticação eletrónica no acesso à plataforma, no início da sessão de videoconferência o profissional faz também a verificação da identidade dos cidadãos, confrontando os elementos de identificação fornecidos na altura da autenticação com a imagem do rosto da pessoa e com as respostas dadas às questões colocadas especificamente com o intuito de confirmar a sua identidade.

No futuro está previsto que a verificação da identidade também possa vir a ser feita recorrendo ao sistema biométrico de comparação das imagens do rosto recolhidas eletronicamente em tempo real, com a imagem facial constante do sistema de informação responsável pelo ciclo de vida do Cartão de Cidadão, em casos a definir.

A plataforma informática que sustenta o serviço de videoconferência está finalizada decorrendo atualmente a preparação do manual de procedimentos, que será distribuído aos profissionais através das suas Ordens profissionais ou dos respetivos serviços e organismos. Estão também a ser organizadas ações de formação destinadas a esses mesmos profissionais.

A videoconferência para a realização de atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos vai estar à disposição de todos os cidadãos, empresas e profissionais interessados a partir do próximo dia 4 de abril. O recurso a este serviço inovador é facultativo, continuando a existir a alternativa presencial, tal como até aqui.

Considerando apenas os serviços prestados pelo IRN, a média do total de atos praticados no âmbito dos serviços «Casa Pronta» e «Balcão de Heranças e Divórcio com Partilha» ronda os 50.000 atos/ano.  Se considerarmos apenas os processos de divórcio estão em causa uma média de cerca de 17.000 processos/ano.

O regime jurídico que sustenta o novo serviço de atos autênticos, autenticação e reconhecimentos à distância através de videoconferência é, para já, temporário, vigorando até abril de 2024. Após este período experimental, a sua aplicação será avaliada. Pretende-se, nessa altura, analisar o nível de implementação, o âmbito de aplicação, o modelo tecnológico de suporte à realização dos atos e a respetiva sustentabilidade financeira, com vista uma eventual consolidação definitiva na ordem jurídica, possivelmente com uma abrangência ainda maior, que permitirá passar a integrar outros atos.

Recorde-se que atualmente o IRN já disponibiliza um serviço de atendimento por videoconferência, mas apenas para esclarecimento de dúvidas. Este tipo de atendimento pode ser usado para obter informações gerais sobre registos, cartão de cidadão, documentos para instrução de processos e apoio na utilização dos serviços online.